Aprenda como tirar o máximo proveito do Outlook e os problemas!
Outro complemento útil é o Outlook 3-Pane Extension. Ele exibirá uma janela na parte inferior da sua caixa de entrada para lhe dar uma prévia das suas mensagens e permitir que você leia e percorra cada mensagem sem ter que abri-la.
Se você tem muitas mensagens para peneirar em um dia, essa capacidade pode poupar tempo e aborrecimento. Tocar ou percorrer o painel de visualização com o mouse marca uma mensagem como lida; Você pode mover ou excluir a mensagem sem nunca tocá-la novamente.
Dois utilitários que solucionam problemas de compatibilidade quando um usuário se deslocam entre o Exchange eo Outlook são o utilitário Correção de formulários de e-mail e o utilitário Switch Forms. Essas valiosas ferramentas compensam os problemas que surgem porque o Outlook e o Exchange usam formulários diferentes para visualizar o correio e outros dados.
Às vezes, o software do cliente fica confuso e usa os formulários errados quando ambos os clientes estão instalados na máquina. Essa confusão pode causar problemas misteriosos, como compromissos corrompidos e tarefas que geram mensagens de erro.
Você pode ver o compromisso ou a tarefa no calendário, mas não será aberto, mesmo depois de verificar as propriedades e executar a Ferramenta de reparo da caixa de entrada. Mesmo reinstalar o Outlook e reaplicar a atualização do Microsoft Office 97 SR1 não solucionará o problema.
Se você tiver sorte, persistente ou ambos, você pode descobrir que os formulários são o problema. Esses utilitários permitem que você alterna entre os dois clientes durante a transição, ou você pode usá-los para migrar permanentemente o usuário para que o cliente use os formulários corretos o tempo todo. Experimente essas ferramentas e deixe seus usuários saberem que eles podem ter problemas para alternar entre os dois clientes, a menos que eles usem os utilitários de formulários de formulários de e-mail e de troca de formulários.
Conversores adicionais do Outlook e utilitários de sincronização Windows CE e Palm Pilot podem ser úteis. Geralmente, as ferramentas do Outlook para enviar dados para um palmtop ou um relógio Timex Data Link são muito boas e melhoraram em versões anteriores. Obtendo-os a funcionar bem, no entanto, leva algum tempo.
O processo ainda deixa algo a desejar, mas com o novo banco de dados de contatos no Outlook e essas ferramentas, agora você pode manter um banco de dados comum de clientes e fornecedores em ambas as plataformas com relativa facilidade. Transferir tarefas e compromissos é um pouco mais difícil, mas melhorou e melhorará com o tempo.
Vamos dar uma olhada em alguns dos recursos que distinguem o Outlook de suas encarnações anteriores. No processo, identificarei algumas coisas fáceis que você pode fazer para melhorar e personalizar seu desempenho.
Racionalizando com pastas. Você pode usar pastas no Outlook para armazenar qualquer coisa de mensagens de correio para documentos do Word e Excel para páginas da Web completas. A pasta principal que você usa no Outlook é a Caixa de entrada universal, que funciona como o nome promete: é o único lugar onde você recebe todas as suas mensagens: e-mail, correio de voz, fax ou multimídia.
Atualmente, mais de 100 aplicativos de complemento do Exchange Server estão disponíveis, que permitem converter mensagens de voz para texto e texto para correio de voz; direcione seus faxes para sua Caixa de Entrada em vez da máquina de fax da área comum; e disque para o escritório, pegue suas mensagens de correio de voz por e-mail e ouça-as no seu PC. Você ainda encontrará aplicativos que permitem enviar as primeiras centenas de caracteres de uma mensagem de voz ou correio para seu pager.
Se você tem muitas mensagens para peneirar em um dia, essa capacidade pode poupar tempo e aborrecimento. Tocar ou percorrer o painel de visualização com o mouse marca uma mensagem como lida; Você pode mover ou excluir a mensagem sem nunca tocá-la novamente.
Dois utilitários que solucionam problemas de compatibilidade quando um usuário se deslocam entre o Exchange eo Outlook são o utilitário Correção de formulários de e-mail e o utilitário Switch Forms. Essas valiosas ferramentas compensam os problemas que surgem porque o Outlook e o Exchange usam formulários diferentes para visualizar o correio e outros dados.
Problemas ocorridos no Outlook
Às vezes, o software do cliente fica confuso e usa os formulários errados quando ambos os clientes estão instalados na máquina. Essa confusão pode causar problemas misteriosos, como compromissos corrompidos e tarefas que geram mensagens de erro.
Você pode ver o compromisso ou a tarefa no calendário, mas não será aberto, mesmo depois de verificar as propriedades e executar a Ferramenta de reparo da caixa de entrada. Mesmo reinstalar o Outlook e reaplicar a atualização do Microsoft Office 97 SR1 não solucionará o problema.
Se você tiver sorte, persistente ou ambos, você pode descobrir que os formulários são o problema. Esses utilitários permitem que você alterna entre os dois clientes durante a transição, ou você pode usá-los para migrar permanentemente o usuário para que o cliente use os formulários corretos o tempo todo. Experimente essas ferramentas e deixe seus usuários saberem que eles podem ter problemas para alternar entre os dois clientes, a menos que eles usem os utilitários de formulários de formulários de e-mail e de troca de formulários.
Conversores adicionais do Outlook e utilitários de sincronização Windows CE e Palm Pilot podem ser úteis. Geralmente, as ferramentas do Outlook para enviar dados para um palmtop ou um relógio Timex Data Link são muito boas e melhoraram em versões anteriores. Obtendo-os a funcionar bem, no entanto, leva algum tempo.
O processo ainda deixa algo a desejar, mas com o novo banco de dados de contatos no Outlook e essas ferramentas, agora você pode manter um banco de dados comum de clientes e fornecedores em ambas as plataformas com relativa facilidade. Transferir tarefas e compromissos é um pouco mais difícil, mas melhorou e melhorará com o tempo.
Tirando o máximo partido do Outlook
Vamos dar uma olhada em alguns dos recursos que distinguem o Outlook de suas encarnações anteriores. No processo, identificarei algumas coisas fáceis que você pode fazer para melhorar e personalizar seu desempenho.
Atualmente, mais de 100 aplicativos de complemento do Exchange Server estão disponíveis, que permitem converter mensagens de voz para texto e texto para correio de voz; direcione seus faxes para sua Caixa de Entrada em vez da máquina de fax da área comum; e disque para o escritório, pegue suas mensagens de correio de voz por e-mail e ouça-as no seu PC. Você ainda encontrará aplicativos que permitem enviar as primeiras centenas de caracteres de uma mensagem de voz ou correio para seu pager.
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